本文目录

• 如何管理word文档的版本
• 有没有免费的知识管理软件推荐
• 产品文档用什么工具写更好

如何管理word文档的版本

可以借助一些文档管理工具，例如，云盒子企业云盘。

存储在云盒子中的文件，每次文件有更新（在线、同名文件覆盖等操作）都会生成一个新的版本，从文件的邮件菜单可以查看文件的历史版本。

看到答案里有提到Word自身的版本管理，我列举下这两种方式的优缺点：

云盒子

优点：

1. 方便、稳定，每个版本都能稳定记录；

2. 如果是企业的协作环境，可以从版本中看到谁在什么时间做了文件的更新；

3. 支持写版本备注，便于日后恢复；

4. 可以在移动设备随时随地查看这些版本。

缺点：

1. 需要准备服务器来部署云环境使用，前期比较麻烦。

Word

优点：

1. 不需要安装其他软件，方便；

2. 能自动保存，如果软件自身意外崩溃，有希望找回来；

缺点：

1. 不好做管理，很多时候找不到自己想要的版本。

有没有免费的知识管理软件推荐

下面给你推荐的知识管理软件，各个牛逼，让你在成长的路上快人一步！

1、锤子便签

可能是史上最漂亮的便签应用，你或许会因它重新喜欢上记录和表达。

锤子便签是锤子科技推出的一款独立便签应用。两大特色，一是支持markdown，二是支持转发为精美的图片，可以快速发朋友圈及微博。

很多优秀的文章并不是一路而就的，而是每天一点一滴的积累。

2、收趣

收趣，收集你感兴趣的。一款为中国用户量身定做的稍后阅读+分类收藏神器，是您在云端的收藏夹。

生活在一个信息爆炸的时代，我们每天都会与很多感兴趣或是有用的内容擦肩而过。现在，您可以把任何内容都集中收藏到收趣，稍后阅读，集中搜索或是分类整理，逐步提升自己的知识储备。

3、印象笔记

印象笔记是一款非常好用的知识管理应用，它能够在多平台进行协作管理，手机端、WEB端、PC端通吃，安卓、IOS通吃。

这个应用最神奇的地方是多数APP均支持一键转发至印象笔记，我主要把它用作两个方面的功能，第一个是多渠道的信息收集，第二个是移动端的文章组织以及日记、灵感的记录。

4、OneNote

可能很多人没有听过这个软件，他是微软的一款重量级笔记应用，现已免费。OneNote可以说是一款笔记应用的集大成者，也是目前知识管理最好的工具之一。知乎上有大量关于OneNote使用的经验讨论，感兴趣的可自行阅读。

OneNote具备完善的“笔记本—分区—页面”层级关系，是最贴近手写笔记逻辑的一款产品。页面是没有边界的，并且在页面任何位置都可随意书写，简直是写作者的天堂。

5、Xmind

是PC端非常优秀的一款思维导图工具，界面简洁、功能强大。

用于规划文章的逻辑架构、组织文章目录、规划流程图等……

一般，行文之前，使用Xmind规划文章的逻辑大纲；行文中，使用Xmind制作一些与文章相关的流程图，能够极大增强文章的阅读性。

注：软件高级功能收费，但免费版的足够日常使用了。

6、百度脑图

另一个思维导图工具，推荐百度出品的百度脑图，可以在线管理，界面也非常优美。

借助思维导入发散思维，再也不怕写文章没思路了。

7、Adobe Bridge

一张好的配图能够给文章加分不少，目前公众号、简书上流行的也是图文并茂的文体，那平时搜集的好的配图你是像这样管理的么？

毫不留情的告诉你，效率低爆了。

Adobe给Bridge定义是数字资产管理软件和照片管理工具。

照片管理是指可以对照片按尺寸、相机型号、文件格式、长宽比、修改／创建日期、横／竖向进行筛选。

并且可以对照片添加标签，评级，实现照片的矩阵式交叉管理。

8、幕布

一款Outline工具，可以很好的管理你的大脑。

现在我的文章大纲、演讲主题、PPT大纲、甚至整本书的大纲都是通过这个工具完成的。而且他可以一键将大纲形态转变为思维导图模式，可以说很好的结合了大纲和思维导图工具。

产品文档用什么工具写更好

创建产品文档，推荐你使用Baklib。

什么是产品文档

产品文档是一种线上的信息资源，它解释了有关产品的所有内容，从它是什么、它的特性到它如何工作和解决特定问题。它是由产品文档软件构建而成的，是一个内容比较全面的文档，包括产品特性、使用案例和使用错误提示等内容，并使用丰富的文本、图像和视频组合进行解释。

产品文档的最终目标是帮助客户熟悉产品，能够用正确的方式使用它，并自行解决在使用过程中遇到的问题。

产品文档的类型

产品文档主要有四种：

1. 教程

教程提供了对软件产品的快速概述，并指导用户了解其基本特性和功能，让他们有一个良好的产品使用体验。教程主要是为首次使用产品的用户准备的。

2. 分步操作指南

操作指南在教程开始之前，因为它涵盖了使用软件产品的各个方面，它是教程的“高级版本”，引导用户完成使用产品或解决问题所涉及的每个步骤。

3. 说明

说明是带有描述的文档，它不提供流程。相反，它解释了产品的整个概念、创建它的环境、它解决的问题、它的结构、设计、编码和其他重要元素。

4. 常见问题

产品文档还可以包含常见问题及其答案，通常使用文本、图像和视频的结合来详细解释答案。

产品文档中应包含哪些内容

产品文档涵盖了产品的所有方面，从产品的开发方式、功能到操作方式、解决的问题等等。例如：

• 产品描述
• 产品特点
• 安装和设置过程
• 产品使用案例
• 与产品相关的风险
• 常见问题
• 视频教程
• 故障排除提示和技巧
• 产品截图

如何通过 6 个简单的步骤创建产品文档

1.了解你的目标受众

你的目标受众是谁？了解你的目标受众是创建好的文档的第一步。

深入了解你的受众将使你知道应该在文档中哪些内容，使文档内容与客户的需求保持一致。 可以通过收集和分析相关信息以确定目标受众，也可以直接询问直接与客户打交道的客服人员。

2.确定文档类型

下一步是确定你希望创建的文档类型，文档类型的清晰性也可以帮你确定应包含的内容类型。

比如，如果你的目标是创建产品教程，那么内容将围绕产品的基本功能，由于教程是为初学者准备的，所以内容应该简单易懂。

相反，如果你正在构建操作指南，重点将是教客户如何完成特定任务或如何解决问题。

一开始就确定文档类型至关重要，这样可以保证后续内容创建可以顺利进行。

3.关注文档的架构

产品文档中的信息量很大，对于客户来说，一口气吸收这么多内容可能会吃不消。 因此，关注产品文档结构至关重要，呈现内容的方式决定了客户浏览文档的难易程度。

创建产品文档时，首先确定要包含的主题，然后创建广泛的类别及其子类别，在适当的位置添加操作视频和图像，以使客户更容易学习和解决问题。在主页中列出目录，这能够帮用户更好地定位到他们需要的内容。

专业提示： 可以选择使用在线文档工具来帮助你优化你的结构，而Baklib提供了一些精美的产品文档主题模板，帮助你正确入门。因此，无需担心结构，模板会帮你做到这一点。

这就是产品文档主题模板的样子。

4.使用视觉效果获得更好的体验

产品文档不一定是纯文字，可以添加图像和视频来增添视觉效果，以保持读者的兴趣。

添加视觉效果是改善客户解决问题和学习体验的一种行之有效的方法，当书面文本与好的视觉效果相结合时，它会迅速提高客户对产品的熟悉度，也使解决问题变得更加容易。

5.提供上下文帮助

如果产品文档中出现专业性的词语，客户很可能会读不懂，这就会增加他们的使用难度，甚至无法解决问题。所以无论在哪里提到行话、技术概念或难以理解的功能，都要在文档中进行解释，便于客户使用。

你可以使用工具提示、灯箱或弹出窗口等上下文帮助来解释客户不熟悉的术语和概念，在必要时提供额外的帮助内容，确保读者获得有关产品使用的全面指导。

6. 不断改进你的文档

创建产品文档的过程永无止境，这是因为文档随着产品开发和客户查询的变化而不断发展。而产品文档的目的是向客户提供最新的信息，以便他们能够成功地解决问题，所以，持续改进文档是关键。

准备好创建你的产品文档了吗？

无论产品多么简单，大多数客户都需要一些帮助才能使用它，这是文档派上用场的地方。

按照上述步骤，可以立即开始使用你的文档。首先了解你的目标受众并确定要创建的文档类型，添加视觉效果，关注文档的架构，并通过新文章不断更新内容。这样，你就会拥有一份随时可供客户使用的好的产品文档。

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